Thema: vergaderen

Stap voor stap naar een efficiënt en effectief overleg

Vergaderen is voor veel mensen een van de meest frustrerende bezigheden. Toch wordt er wat af vergaderd. Ook in de zorg kunnen we er wat van. Voor ieder ‘wissewasje’ komen we bij elkaar en organiseren we een overleg. In veel gevallen gebeurt dat niet gestructureerd en verlangt iedereen naar een overleg dat efficiënt en effectief is. En het liefst zo kort mogelijk. 

In een korte periode leren we teams in vijf stappen hoe zij efficiënt en effectief kunnen vergaderen. We helpen je stap voor stap toe te werken naar een gestructureerd overleg dat korter duurt, meer impact heeft en energie geeft. Een overleg waarbij het doel duidelijk is en waarin de deelnemers een rol hebben. En dat leidt vrijwel altijd tot betrokkenheid. Zo wordt een vergadering een gezamenlijke verantwoordelijkheid waarin dingen effectief besproken worden zodat jij je daarna weer opgeruimd bezig kunt houden met je dagelijkse werk.

Hieronder lees je over de vijf stappen die je met ons doorloopt om te komen tot het gewenste resultaat.

Stap 1 Structuur

In deze stap staan we stil bij misschien wel de meest belangrijke voorwaarde van een effectief overleg, namelijk het doel van het overleg. Vaak zien we dat hier niet tot nauwelijks over is nagedacht. Een vergadering is vaak standaard ingepland en op het allerlaatste moment wordt nog nagedacht over de inhoud van de bijeenkomst. Want tja, het staat nu eenmaal ingepland. Dodelijk voor een goed overleg! We gaan tijdens deze stap na wat het doel van een overleg kan zijn, hoe je dat bepaalt en communiceert en hoeveel tijd je neemt per punt. Er zijn veel type vergaderingen met elk verschillende doelen en die nemen we met je door. Is er geen duidelijk doel? Gebruik dan je tijd om gezellig koffie te drinken met elkaar.

Naast het inzoomen op het doel bespreken we tijdens deze stap hoe belangrijk het is om na te denken over de samenstelling van de groep. Wie is er nodig tijdens het overleg en waarom? Iedereen kent wel de situatie dat je met een grote groep zit te vergaderen en dat de helft zich niet betrokken voelt. En als je je tijd zit te verdoen is het niet zo gek dat er ergernissen gaan ontstaan…

Stap 2 Organisatie 

Als je in staat bent te bepalen wat het doel van het overleg moet zijn en hoe de groepssamenstelling eruit moet zien dan is het tijd voor de volgende stap: de organisatie van een overleg. Als je grip wilt hebben op een vergadering dan is het van belang dat de voorbereiding goed verloopt. Om dat goed te doen moet je aan veel dingen denken. We bespreken tijdens deze stap hoe alle deelnemers betrokken kunnen worden bij de voorbereiding en hoe een goede agenda tot stand komt met de bijbehorende tijdsplanning. Ook nemen we de rol van de voorzitter door en wat dat vraagt van andere betrokkenen. En niet onbelangrijk: hoe behoort een verslag er uit te zien en wat vraagt dat van het team?

Stap 3 Groepsdynamiek 

In iedere samengestelde groep zitten mensen die geneigd zijn wat meer achterover te leunen, mensen die een overleg zien als bij kletsmoment en mensen die het hoogste woord hebben. Hoe zorg je er nu voor dat iedereen tot zijn/haar recht komt en hoe stuur je hier effectief op? Dat is de rode draad van deze stap. Een goede vergadering valt of staat met de dynamiek in de groep dus het zou erg onverstandig zijn hier niet met elkaar over te spreken.

Stap 4 Managen van emoties 

Zoals bij de vorige stap al toegelicht zijn mensen verschillend van elkaar. En die verschillen komen het meest duidelijk naar voren bij beladen agendapunten. Je kan niet wegkomen met het ontkennen van emoties die er nu eenmaal zijn. Doe je dat wel dan komt het geheid terug op een ongelukkig moment. Soms brengen bepaalde agendapunten een hele geschiedenis van ergernis met zich mee of gaan bespreekpunten over zaken die (veel) invloed kunnen hebben op de toekomst. Tijdens deze stap bespreken we hoe je eventuele emoties bij besproken onderwerpen ruimte kunt geven zonder dat het een (grote) negatieve invloed heeft op de effectiviteit van een overleg.

Stap 5 Evaluatie

Als je hebt nagedacht over de wijze waarop je met elkaar wilt vergaderen, dan is het belangrijk om dit eens in de zoveel tijd te evalueren. Tijdens deze stap bespreken we hoe je een evaluatie systematisch kan vormgeven zodat je er ook echt van kan leren voor de toekomst.